BOKS

Osvětová Kampaň pro Samosprávu (BOKS)

Následující text je pouze vzorovými informačním popisem dle § 3 nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon o elektronickém podpisu. Pro různé místní podmínky může existovat celá řada odlišností. Pozornost věnujte zejména přípustným typům příloh a vzorům potvrzení. Vzor vniknul na základě dokumentu „Best practice – Jak vyřizovat elektronickou poštu“, verze 2.0, který je dostupný na www stránkách MIČR.
Elektronická podatelna obecního úřadu NOVÁ
Elektronická adresa: posta@nova.cz
Tato elektronická podatelna a uvedená adresa je určena pro příjem veškerých datových zpráv doručovaných obecnímu úřadu Nová.
Adresa pro osobní a poštovní příjímání datových zpráv na technických nosičích:
Obecní úřad Nová, podatelna, Dlouhá 9, 999 99 Nová

Úřední hodiny podatelny

pondělí a středa	x.xx – x.xx	x.xx – x.xx
úterý a čtvrtek	x.xx – x.xx	x.xx – x.xx
pátek	x.xx – x.xx

Pravidla potvrzování doručení datových zpráv:
Úřad potvrzuje, že datová zpráva byla doručena elektronické podatelně, zasláním potvrzení. Úřad zasílá datovou zprávu o doručení v první pracovní den, který bezprostředně následuje po dni doručení, na elektronickou adresu, ze které byla zpráva odeslána. Potvrzení o doručení a přijetí je odesláno ihned po kontrole všech náležitostí související s elektronickým podpisem, zejména skutečnosti, zda nebyl certifikát podepisující osoby odvolán. Datová zpráva je vždy podepsána zaručeným elektronickým podpisem oprávněného zaměstnance úřadu. Pokud potvrzení doručení datové zprávy nedojde, zpráva nebyla doručena.

Vzor potvrzení doručení:

Vaše zásilka podaná prostřednictvím elektronické podatelny dne DD.MM.RRRR v HH:MM:NN.  „Komentář dle výsledku kontroly připojeného elektronického podpisu“  „Komentář dle příloh“  Pokud budete chtít zjistit aktuální stav zpracování Vaší zásilky, pošlete podatelně úřadu dotaz na číslo CCCCCC/RR.  S pozdravem  Jméno pracovníka  Úřad Nová

Seznam jmen oprávněných zaměstnanců úřadu, kterým byl vydán kvalifikovaný certifikát:

Jméno/Název (CN)

Technické parametry přijímaných datových zpráv:
Datové zprávy jsou přijímány ve formátech:

• RTF (textový standard – Rich text Format),
• TXT (prostý text – CP 852, 1250),
• HTM nebo HTML (hypertextový dokument) – nesmí obsahovat odkazy na jiné zdroje mimo zprávu, např. stažení souborů z Internetu apod.

Podporované formáty příloh:

• *.TXT (prostý text – CP 852, 1250)
• *.HTM, *.HTML (hypertextový dokument)
• *.RTF (textový standard – Rich text Format)
• *.PDF (Portable Document Format – Adobe Acrobat)
• *.GIF (Graphics Interchange Format)
• *.JPG, *.JPEG (Joint Photographics Experts Group)

V případě pochybností vzneste dotaz na naši elektronickou podatelnu, kde Vám naši pracovníci sdělí, zda je daný formát akceptovatelný.

Technické parametry fyzických nosičů, na nichž lze předávat datové zprávy:
Datové zprávy jsou přijímány na 3,5“ disketách zformátovaných pro některý z „windowsovských“ systémů souborů (FAT), dále na CD. V případě pochybností vzneste dotaz na naši e-podatelnu, kde Vám naši pracovníci sdělí, zda jsou technické parametry daného fyzického nosiče akceptovatelné.

Postup v případě zjištění škodlivého kódu u přijaté datové zprávy:
Datová zpráva, u které byl zjištěn škodlivý software nebo chybný formát, není zpracovávána. Pokud odesilatel neobdrží zprávu potvrzující doručení (viz výše), je pravděpodobné, že se jednalo o takto poškozenou zprávu, kterou nelze zpracovat.

Vyřizování dotazů týkajících se provozu elektronické podatelny:
Vaše dotazy týkající se provozu elektronické podatelny zasílejte na elektronickou adresu pani.podatelnova@nova.cz případně na poštovní adresu úřadu. Dotazy úřad vyřizuje do 3 pracovních dnů ode dne jejich doručení.
Seznam právních předpisů, podle kterých je možné vůči úřadu činit právní úkony v elektronické podobě a náležitosti těchto úkonů:
Žádost o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím nemusí být podepsána zaručeným elektronickým podpisem.
Podle § 14 odst. 2 zákona č. 106/1999 Sb. musí být z podání zřejmé, kterému povinnému subjektu je určeno a kdo jej činí. U podání prostřednictvím telekomunikačního zařízení musí být uvedena rovněž příslušná identifikace žadatele (například elektronická adresa). Neobsahuje-li žádost tyto údaje, není žádost podáním ve smyslu tohoto zákona a žádost se odloží.

Podání podle zákona č. 500/2004 Sb., o správní řád (§ 37 odst. 4):

• musí být podepsáno zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb; současně musí být uveden poskytovatel certifikačních služeb, který certifikát vydal a vede jeho evidenci, nebo musí být certifikát k podání připojen, nebo
• nemusí být podepsáno zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb; v takovém případě musí být do 5 dnů doplněno písemně nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem.

Podle § 37 odst. 3 zákona č. 500/2004 Sb. musí být z podání patrno, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje. Zvláštní právní předpisy mohou stanovit jeho další náležitosti.
Stížnosti, oznámení a podněty podle vyhlášky č. 150/1958 Ú.l. nemusí být podepsány zaručeným elektronickým podpisem.
Datové zprávy zaslané úřadu, jejichž náležitosti neupravuje právní předpis, nemusí být podepsány zaručeným elektronickým podpisem. Jedná se například o běžnou e-mailovou komunikaci mezi pracovníky úřadu a občany.

Adresa elektronické podatelny

Vzor textu e-mailu oznamujícího elektronickou adresu elektronické podatelny. Není oficiálním vzorem z MIČR. Pozor, musí být elektronicky podepsán (viz § 4 odst. 3 nařízení vlády č. 495/2004 Sb.):

Předmět:
Oznámení o adrese elektronické podatelny
Text:
Oznamujeme Vám, že adresa naší el. podatelny je xxxx@xxxx.xx
Adresa úřadu.

Elektronická adresa elektronické podatelny, která je určena pro zasílání OZNÁMENÍ O ADRESE ELEKTRONICKÉ PODATELNY podle nařízení vlády č. 495/2004 Sb., je oznameni_NV495@micr.cz.

Dokumenty vyvěšované na úřední desce

Pozor! Tento přehled jistě není úplným výčtem všech typů dokumentů, které územně samosprávné celky mají publikovat na svých úřední deskách. Je to přehled toho, na co bychom opravdu neměli zapomínat:

Podle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích:

• Obecně závazné vyhlášky a nařízení obce.
• Záměry obce prodat, směnit nebo darovat nemovitý majetek, pronajmout jej nebo poskytnout jako výpůjčku.
• Rozhodnutí krajského úřadu o odejmutí (části) výkonu přenesené působnosti.
• Rozhodnutí Ministerstva vnitra ČR o odejmutí (části) výkonu přenesené působnosti.
• Oznámení o počtu členů zastupitelstva, které má být voleno v následujícím volebním období.
• Oznámení o místě, době a navrženém programu připravovaného zasedání zastupitelstva obce.
• Rozhodnutí Ministerstva vnitra ČR o pozastavení účinnosti právního předpisu obce.
• Nález, kterým Ústavní soud ruší obecně závaznou vyhlášku obce.
• Rozhodnutí, kterým Ústavní soud ruší usnesení, rozhodnutí nebo jiná opatření orgánu obce v samostatné působnosti.
• Opatření krajského úřadu, kterým se ruší opatření orgánů obce v přenesené působnosti.
• Uzavřené veřejnoprávní smlouvy.

Podle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád:

• Doručování veřejnou vyhláškou.

Zákon o volbách:

• Informace o počtu a sídle volebních okrsků.

Krizový zákon (č. 240/2000 Sb.):

• Rozhodnutí o stavu nebezpečí

Zákon č. 166/1999 Sb., o veterinární péči:

• Vyhláška krajské veterinární správy o mimořádných veterinárních opatřeních.

Zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků:

• Doručení hromadným předpisným seznamem.

Zákon č. 26/2000 Sb., o veřejných dražbách:

• Oznámení o dražbě.

Zákon č. 185/2001 Sb., o odpadech:

• Informace o umístění opuštěného vozidla (autovraku) na vybrané parkoviště.

Zákon č. 254/2001 Sb., o vodách:

• Zákaz koupání v povrchových vodách využívaných ke koupání.

Zákon č. 22/2004 Sb., o místním referendu:

• Vyhlášení místního referenda (vyvěšení usnesení zastupitelstva obce o vyhlášení místního referenda).

Ještě dodejme, že by sem měly být zařazeny informace povinně zveřejňované o elektronické podatelně.
Orientačně lze uvést, že se jedná o cca 150 povinností vyplývajících z cca 50ti právních předpisů. Podle neověřených informací by mělo na zpracování úplného seznamu pracovat MV ČR.

Stručné informace ze zákona č. 106/1999 Sb. a jiných právních předpisů

Veřejná správa zažívá spolu s celou společností historicky nesrovnatelný zlom přechodu na moderní informační technologie. Přechod do „informační éry lidstva“ přináší velmi rychlé opouštění zažitých schémat, nečekané změny v řešení některých agend, postupů, a zejména zásadně jiné pojetí otevřenosti veřejné správy a její komunikace s veřejností. Internetové stránky v sobě spojují překvapivě velké množství funkcí.
Webové stránky jsou službou celé veřejnosti, nikoli propagace současného vedení.

Povinné informace a nepovinné aktivní informování

Obcím vznikla povinnost mít svoji webovou stránku (to neznamená, že ji samy musejí provozovat či mít server) od 1. ledna 2001, pro menší obce (které nejsou městy) o rok později. Povinnost zveřejňovat určité informace na své webové stránce se od počátku roku 2006 prudce rozšířila zavedením povinné elektronické úřední desky ve správním řádu. Čím více úřad aktivně zveřejní, tím méně je zatěžován dotazy veřejnosti a tím přívětivěji je vnímaný.

Okruh povinně zveřejňovaných informací

1. dle zákona č. 106/99 Sb. (InfZ)
2. dle dalších zákonů (o ochraně osobních údajů, stavební zákon, o obecní policii ad.)
3. dle Správního řádu

1. podle InfZ:
První skupinu tvoří informace povinně zveřejňované podle zákona č. 106/99 Sb. o svobodném přístupu k informacím. Ty se rozpadají do těchto podskupin:
I. základní informace dle § 5 odst. 1
II. významné dokumenty dle § 5 odst. 2
III. zveřejnění poskytnutých informací dle § 5 odst. 3
IV. registry, evidence, seznamy nebo rejstříky dle § 5 odst. 5
V. výroční zpráva dle § 18 odst. 1

I. základní informace dle § 5 odst. 1
Celkem v této skupině jde o 23 konkrétních položek.
Výše uvedené informace, ale i některé další informace vyplývající z dalších ustanovení InfZ (např. výroční zpráva) byly již dříve zpracovány do tzv. Standardu ISVS pro zveřejňování vybraných informací o veřejné správě způsobem umožňujícím dálkový přístup, vydaného Úřadem pro veřejné informační systémy (předchůdce ministerstva informatiky) v roce 2001. Většina obcí již tedy tradičně má na svém webu rubriku Informace podle zákona č. 106/99 nebo Standard ISVS.

II. významné dokumenty dle § 5 odst. 2
Ve druhé skupině je třeba zveřejňovat tyto zákonem stanovené informace:
a) právní předpisy vydávané v rámci jejich působnosti,
b) seznamy hlavních dokumentů, zejména koncepční, strategické a programové povahy, které mohou být poskytnuty podle tohoto zákona včetně případných návrhů licenčních smluv 2b) podle § 14a.

III. zveřejnění poskytnutých informací dle § 5 odst. 3
Tato významná novinka pravděpodobně ovlivní přístup úřadů k poskytování informací, protože dává občanům do rukou velmi mocný nástroj, jak přinutit úřad ke zveřejnění určitých informací a dokumentů. Každé poskytnutí informací na žádost se totiž musí do patnácti dnů objevit na webu. Pokud tedy občan požádá o poskytnutí všech zápisů jednání zastupitelstva, do 15 dnů musejí na webu být také. Je tedy jasné, že bude velmi vhodné aktivně zveřejňovat v co nejpřehlednější a logické struktuře co nejvíce informací, jinak úřad vyprovokuje aktivní občany k tomu, že o nezveřejněné informace budou žádat a ty se pak budou kupit ne zcela přehledně v rubrice věnované poskytnutým informacím. Navíc je lepší připravit zveřejnění v klidném pracovním pořádku, než narychlo ve lhůtě 15 dnů pod tlakem podané žádosti.

IV. registry, evidence, seznamy nebo rejstříky dle § 5 odst. 5
Na webu je také povinně třeba zveřejňovat informace z registrů, evidencí, seznamů nebo rejstříků obsahujících informace, které jsou na základě zvláštního zákona každému přístupné, a které obce vedou nebo spravují. Jsou povinny je zveřejňovat v přehledné formě. Tuto povinnost (platící již od r. 2001) většina obcí zatím nezaznamenala a neplní ji. Nejtypičtějšími příklady této povinnosti jsou:

• Živnostenský rejstřík (podle živnostenského zákona a zákona o živnostenských úřadech)
• Rejstřík honebních společenstev (podle zákona o myslivosti)
• Místní programy snižování emisí (podle § 6 odst. 6 zákona o ochraně ovzduší, vedou kraje a obce)

V. výroční zpráva dle § 18 odst. 1
InfZ ukládá obcím také vždy do 1. března zveřejnit Výroční zprávu o poskytování informací za předchozí rok. Zpráva má povinné položky dle § 18 InfZ.
Je vhodné ve výroční zprávě, například formou tabulky, uvést všechny tyto položky, a u těch, které nebyly naplněny, uvést například „žádné“.

2. Povinné informace dle dalších zákonů - příklady
stavební zákon § 165 (2)
Zákon o ochraně osobních údajů § 18
Zákon č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy, § 5, odst. 2, písm. h): Informace o informačním systému

3. dle Správního řádu – na elektronické úřední desce
„§ 26 Úřední deska
(1) Každý správní orgán zřizuje úřední desku, která musí být nepřetržitě veřejně přístupná. Pro orgány územního samosprávného celku se zřizuje jedna úřední deska. Obsah úřední desky se zveřejňuje i způsobem umožňujícím dálkový přístup.“

Okruh nepovinně zveřejňovaných informací

Pro úspěšnou činnost obce (nejen pro její prezentaci, ale pro řešení mnoha agend, komunikačních schémat, sporů ad.) je naprosto nezbytné co nejrozsáhlejší aktivní zveřejňování informací.
V této nepovinné oblasti můžeme rozlišit skupinu informací o činnosti orgánů obce, a informace o společenském, politickém, kulturním a hospodářském životě obce. Obě tyto oblasti by měly být odděleně.

Informace o činnosti orgánů obce
Základním kritériem je preventivní (kontrolní, protikorupční) působení zveřejněných informací. Tím se míní, zda informace poskytnuté na webu významně snižují prostor pro utajení některých postupů, informací, rozhodnutí, jejichž zveřejnění by mohlo pro vedení úřadu představovat nepříjemnosti ať z hlediska soukromých zájmů (střet zájmů, korupce), anebo politických (prozrazení a kritika chybného rozhodnutí).
Při zveřejňování lze rozlišit různé úrovně obsažnosti dokumentu. Každá věc (rozhodnutí) je charakterizovatelná těmito parametry:
1. typ dokumentu či informace
2. kdo
3. co
4. komu
5. za kolik (objem veřejných prostředků)
6. za jakých dalších podmínek (výhody, závazky)
7. proč (odůvodnění)

Některé poznámky ke zveřejňování na webu

a) Přehlednost zveřejnění – princip aktivního zveřejnění
Důležité je, zda obsah je uživatelům „aktivně nabídnut“, tedy lze ho najít bez nepřiměřeně detektivního pátrání. Dokument se považuje za zveřejněný jen tehdy, pokud ho na webu lze najít poměrně snadno a logicky.
b) Rozpočet a závěrečný účet
Za rozpočet, který obsahuje jádro věci a uvádí podstatný rozsah věci se považuje takový, který uvádí zejména u výdajů laicky (uživatelsky) srozumitelné členění na konkrétní účely – např. se uvádí položka na úklid ulic či sekání trávníků, na opravu konkrétní školy, na dotace sportovnímu oddílu atd. Naopak členění a vyjádření jen podle abstraktních účetních pojmů, jako „kapitálové výdaje“, „investiční výdaje“ atd. nejsou považovány za jádro věci, a údaje typu „výdaje na kulturu“, „výdaje na rozvoj obce“ či „výdaje na bezpečnost“ nesplní požadavek výstižnosti.
c) informační kanál
Vhodné je zavést na webu jakýkoliv jednotný nástroj, který občanovi umožní sledovat všechny důležité zprávy, aniž by mu něco uteklo. Typicky jde o zasílání novinek mailem, anebo rubriku aktuality + archiv. Pouhá možnost vše nové vyhledat prohledáním různých rubrik není dostatečná.
Zveřejnění informací o činnosti orgánů obce na webu by mělo mít tyto položky:

1. svobodný přístup k informacím

1.1. dokumenty o jednání orgánů:
1.1.2. rozhodnutí (usnesení)
rada
zastupitelstvo
poradní orgány (výbory, komise)
1.1.3. zápisy
Rada
Zastupitelstvo
1.1.4. podklady pro jednání (zejm. důvodová zpráva)
rada
zastupitelstvo
poradní orgány (výbory, komise)
1.1.5. jednací řád
jednací řád
popis kompetence, statut
1.2. Strategické dokumenty
1.2.1. politické dokumenty
programové prohlášení exekutivy či zastupitelstva
1.2.2. nepolitické dokumenty
rozpočet tohoto roku
závěrečný účet předchozího roku
zprávy vlastních kontrolních orgánů
strategické dokumenty (SWOT analýza, strategie regionálního rozvoje apod.)
1.3. informace o struktuře
1.3.1. struktura
lze vyhledat úředníka dle zařazení/kompetence (např. lze vyhledat pracovníky stavebního odboru s uvedením kompetence)
lze vyhledat úředníka podle jména (s funkcí a kompetencí)
lze u úředníka vyhledat adresu/místnost, telefonní spojení a emailovou adresu
spojení na jednotlivé úředníky lze vyhledat (je prolinkované) i při jiném vyhledání, např. dle kompetence
struktura dle řízení (odbory, oddělení)
1.4. právní předpisy
zveřejněny všechny platné právní předpisy (vyhlášky, nařízení apod.)

2. otevřenost rozhodování

2.1. avízo o chystaných jednáních (zastupitelstvo / exekutiva / poradní orgány)
2.1.1. plán a program
kdy se bude jednat (nejméně 10 dní předem)
o čem se bude jednat
2.1.2. podklady
na webu jsou podklady + přílohy
Varianta: na webu lze zjistit, jaké jsou podklady a kde je získat
kdo je kontaktní osoba pro komunikaci s veřejností
2.1.3. včasnost
podklady jsou přístupné s předstihem
2.2. záznamy hlasování
jmenovité záznamy hlasování
2.3. průběh řízení
lze sledovat postup řízení podle fází (kdy učiněn který úkon, který úředník)
lze sledovat časový průběh řízení (data podání a vyřízení)
lze sledovat identifikace řízení (podle jmen, parcel, předmětu apod.)
lze sledovat počet řízení
2.4. příprava právních předpisů
zveřejněny NÁVRHY právních předpisů (zákony, vyhlášky, nařízení)

3. účast veřejnosti na rozhodování

3.1. zásadní rozhodnutí
3.1.1. v oblasti územního rozvoje a stavebního řízení i mimo úřední desku se zveřejní zásadní rozhodnutí o územním / stavebním řízení
3.1.2. v ostatních oblastech předem se oznamují zásadní rozhodnutí
3.2. běžné rozhodování
informační kanál, kde je veřejnost průběžně informována o běžných rozhodovacích činnostech
občan má možnost k informacím z "infokanálu" úřadu poskytnout připomínku či podnět
úřad tyto připomínky zpracuje

4. úřední deska / vývěska obsahuje

veřejná výběrová řízení a veřejné soutěže (byty, privatizace, nájmy, výtvarné soutěže)
záměry na pronájem a prodej majetku
veřejné zakázky - vyhlášení (nad rámec zákona, databáze investičních záměrů)
veřejné zakázky – výsledky
rozhodnutí v územním a stavebním řízení

5. ostatní

etický kodex
majetková přiznání členů zastupitelstva, přehled jejich příjmů veřejných prostředků od obce
úplný přehled veřejných zakázek (databáze s vyhledáváním)
zřizované organizace – přehled včetně typů zřizovaných organizací (příspěvková, obchodní atd.)?
příjmy zřizované organizace od povinného subjektu

Copyright © 2006 Triada, spol. s r. o., Praha, webmaster@triada.cz